Kto jest podmiotem odpowiedzialnym
Najważniejszy zapis dotyczy tego, kto wprowadza produkt do obrotu. Przy produkcji pod własną marką jest nim zamawiający, czyli Ty. To na Tobie spoczywa obowiązek powiadomienia Głównego Inspektora Sanitarnego i odpowiedzialność za oznakowanie. Umowa nie przeniesie tego obowiązku na producenta, ale może uporządkować, jakie dane producent ma Ci dostarczyć do powiadomienia.
Warto wpisać, że producent przekazuje pełny skład jakościowy i ilościowy, dane o alergenach, specyfikacje surowców i informację o procesie, a także że dostarcza je w terminie, który nie blokuje druku opakowań. Bez tego marka często czeka z powiadomieniem na dokumenty, które powinny być gotowe od początku.
Receptura, formuła i własność know-how
Producenci oferują dwa modele. W pierwszym wybierasz gotową formułę z katalogu producenta, w drugim zamawiasz recepturę opracowaną dla siebie. Od tego zależy, co może Ci zostać po zakończeniu współpracy. Przy gotowej formule producent zwykle zachowuje prawa i może sprzedawać ją innym markom. Przy recepturze opracowanej dla Ciebie warto zapisać, czy masz prawo przenieść ją do innego wytwórcy.
Kluczowe pytanie brzmi, co się stanie, gdy cena wzrośnie albo producent nie dowiezie terminu. Marka, która nie ma praw do receptury ani dokumentacji, musi zaczynać od zera, w tym od nowej etykiety i nowego powiadomienia.
Minimalna seria, ceny i terminy
Minimalna wielkość serii wpływa na zamrożony kapitał. Zapisz ją wprost, razem z tym, jak liczona jest cena przy większych zamówieniach i kiedy cena może się zmienić. Dodaj termin realizacji liczony od zatwierdzenia etykiety i dostarczenia opakowań, a nie od samego podpisania umowy, bo to właśnie opóźnienia po stronie projektu najczęściej przesuwają start.
Sprawdź też, kto kupuje opakowania i etykiety. Jeśli drukujesz je sam, odpowiadasz za zgodność tego, co jest na wydruku. Jeśli zamawia je producent, zapisz zasady akceptacji projektu przed drukiem, zanim zostanie wydrukowany nakład.
Jakość, badania i partie niezgodne ze specyfikacją
Dobra umowa określa, jakie badania wykonuje producent dla każdej partii, na przykład zawartość składników aktywnych i czystość mikrobiologiczna, oraz w jakiej formie dostajesz wyniki. Określa też, co jest partią niezgodną ze specyfikacją i kto ponosi jej koszt.
Zapisz także procedurę reklamacji i wycofania produktu. Jeśli problem wyjdzie po sprzedaży, liczy się czas. Marka powinna mieć numery partii, dokumentację surowców i kontakt do osoby odpowiedzialnej po stronie producenta.
- czy zakład ma zatwierdzenie lub wpis właściwego organu sanitarnego i system bezpieczeństwa żywności,
- jak długo producent przechowuje próbki archiwalne i dokumentację partii,
- jak wygląda zmiana dostawcy surowca i czy musisz o niej wiedzieć wcześniej,
- kto płaci za wycofanie produktu, jeśli przyczyna leży po stronie produkcji.
Etykieta i oświadczenia, czyli gdzie kończy się odpowiedzialność producenta
Producenci często oferują projekt etykiety albo przynajmniej jej konsultację. Zapis o tym, że etykieta została zaakceptowana przez producenta, nie oznacza, że jest zgodna z przepisami w zakresie oświadczeń i reklamy. Zapytaj, co dokładnie producent sprawdza i czy odpowiada za skutki, jeśli się pomyli.
Najbezpieczniej traktować kontrolę zgodności jako osobny etap po stronie marki. Weryfikacja etykiety przed drukiem wskazuje brakujące elementy, błędy w procencie RWS i oświadczenia spoza wykazu na etapie pliku. Pełne rozwinięcie tego modelu opisujemy na stronie o suplementach pod własną marką.
Wyłączność, poufność i zakończenie współpracy
Jeśli budujesz markę wokół jednej formuły, zapytaj o wyłączność na nazwę produktu i ewentualnie na recepturę w określonym okresie. Umowa powinna zawierać klauzulę poufności obejmującą skład, dostawców i projekty opakowań.
Na koniec sprawdź zapisy o wypowiedzeniu: okres wypowiedzenia, rozliczenie zapasów surowców zakupionych pod Twoje zamówienia i przekazanie dokumentacji. Gdy marka chce zmienić producenta, od tego zależy, czy zmiana zajmie dwa miesiące, czy pół roku.
Do pracy nad opakowaniem i identyfikacją warto wcześnie włączyć projektanta. Jeśli potrzebujesz logo i spójnego wyglądu marki, możesz skorzystać z projektowania logo i identyfikacji wizualnej w abonamencie, a gotowy projekt etykiety wrócić do kontroli zgodności.
Lista pytań przed podpisaniem
Przed podpisaniem umowy zbierz odpowiedzi na kilka pytań i zapisz je w treści, a nie tylko w mailu. Kto jest podmiotem odpowiedzialnym i jakie dokumenty dostarcza producent do powiadomienia. Jakie są minimalna seria, cena i termin. Do kogo należy receptura. Jak wygląda kontrola jakości i reklamacja. Kto akceptuje etykietę i na jakich zasadach. Co dzieje się po zakończeniu współpracy.
Przy porównywaniu ofert pomaga katalog producentów suplementów diety, w którym zestawiasz wytwórców według profilu i zakresu usług.
Najczęstsze pytania
Co powinna zawierać umowa z producentem suplementów diety?+
Rozdział odpowiedzialności za recepturę, etykietę i powiadomienie GIS, minimalną serię, ceny i terminy, zasady kontroli jakości, reklamacji i wycofania, prawa do receptury, poufność oraz warunki zakończenia współpracy.
Czy producent kontraktowy odpowiada za etykietę suplementu?+
Nie w całości. Przy produkcji pod własną marką podmiotem odpowiedzialnym jest zamawiający, więc to on odpowiada za oznakowanie i oświadczenia. Producent odpowiada za zgodność partii ze specyfikacją.
Czy mogę zmienić producenta i zachować recepturę?+
To zależy od zapisów umowy. Przy recepturze opracowanej specjalnie dla Ciebie warto zastrzec prawo do jej przeniesienia. Przy gotowej formule z katalogu producent zwykle zachowuje prawa do niej.